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ERP能为印企带来什么?

作者:霍丽云       来源:中国新闻出版广电网/报       时间: 2017-08-28
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  □霍丽云


  ERP系统能够保证信息传递的准确性和及时性,有效提高工作效率,这个作用是显而易见的。但企业的良性发展,既要有效率还要有控制,平衡两者的关系也至关重要。ERP系统能够提高企业的控制力吗?ERP系统对内控系统的建设能带来哪些帮助?笔者认为,合理完整的内部控制应包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控等多个方面。


  营造精益环境


  有效提高员工的诚实性,这是我们常说的企业文化层面的内容。作为信息管理系统,ERP系统似乎与之没有直接关系。但随着ERP的建立,员工所有的工作行为都将有迹可循、有所制约,这将有益于塑造诚信的企业文化。同时,ERP还固化了许多标准化的工作程序,如按照生产计划与库存情况精确采购、在多品种小批量订单模式下合理安排生产任务等程序,极大地提高了员工的胜任能力,有效推进企业从粗放式管理向集约化管理的转变。


  此外,ERP系统还对企业内部风险发挥着重要作用。ERP里有一部分报表与流程是专门用以分析内部风险的,例如库存上下限的分析、生产进度分析、业务订单的履约能力与赢利能力分析等。而对于一些操作性风险,如交货期推迟、生产物资供应不及时、产品质量存在问题、生产成本波动较大等,ERP也可以得出量化的指标。通过对这些内部风险的有效识别和分析,印刷企业可以及时采取应对措施。


  实施有效控制


  ERP系统的建立可以帮助印刷企业建立一些标准化的控制程序,使一些受人为因素影响较大的或者人工操作难以实现的要求得以有效落实。例如业绩评价就可以将实际业绩与经营指标、财务指标等不同标准进行比较。


  在控制活动中,还有很关键的一环就是实现“不相容职责分离”,如授权、执行、记录、监督等不能由同一人兼任。ERP系统就有着清晰的职责划分与授权体系,印刷企业完全可以遵循ERP的脉络完成这项控制活动。


  同时,ERP系统还是一个提供内部信息、规范内部信息的系统。印刷企业合理使用ERP,可以借助ERP系统拟定相关制度,并以ERP系统为载体,将制度和数据运行于企业的各项经营管理活动中。通过ERP系统的运行,员工将更好地了解企业的管理制度,了解自身的工作职责,了解其工作如何与前后工序的人员进行衔接等,规范地参与到企业的业务流程中。


  持续监督管理


  持续监控存在于印刷企业的每项日常业务活动中。如果没有ERP系统,企业的监控活动就存在较大的盲目性和随机性,没有科学的标准,要么流于形式,难以发挥应有作用;要么几方各持己见,难以达成共识。通过建立ERP系统,各职能部门的业务活动形成了有机的整体,并建立了天然的相互制约和监控。如ERP系统中的生产计划衔接业务与生产部门,物资需求衔接生产与采购部门、资金计划衔接业务部门与财务部门,以翔实的记录为依据,以科学制订的计划为准绳,就可以实现相互之间持续有效的监控。


  可以说,ERP系统影响着内控建设的每一个方面。但是上了ERP系统,并不代表实施了有效控制,只有用好ERP系统,才能更好地提高企业的控制力,使企业在快速发展的道路上走得更稳、更远。


  (作者单位:河北新华联合印刷有限公司)

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