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印企ERP实施当有的放矢

来源:中国新闻出版网/报 作者:刘峰源 发布时间:2015-06-17 14:23
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一次偶然的机会,笔者同一位名叫约翰的美国同行聊起印刷企业ERP实施方面的话题。这个话题一下子让这个原本少言寡语的美国绅士激动起来。约翰的公司在中国也有合作企业,使用同美方一样的ERP系统。他说这套系统在北美200多家合作企业中已使用多年,十分成熟可靠,但是中方合作企业一直用得很不理想,他们仅仅在使用系统的部分基础功能,还有一些功能几乎处于半瘫痪状态。约翰最不理解的是为什么中方企业对已经确定的工作计划不能认真执行;为什么会有那么多的例外处理情况;为什么员工好像都不喜欢按规范使用系统。

其实,约翰提到的这些问题在国内印刷企业的ERP实施工作中是较为普遍的现象。很多印刷企业都同意ERP是必须实施的,甚至有些企业已经是第二次实施了,但真正能达到高效使用的并不多。笔者认为印企实施ERP的软肋主要表现在3个方面。

使命定位

做好使用前的准备

印刷企业内部流程和供应链管理比较复杂,很多企业管理体系粗放,主要依靠员工的经验和相关人员全程跟单来保证订单的顺利完成,企业内部的流程定义和岗位规范或多或少都有缺失。企业负责人就希望通过一套软件来把这些缺失和不规范环节弥补起来,但这样的使命ERP系统是很难完成的。原因很简单:软件是死的,人是活的,处于辅助地位的软件远远达不到人所起的作用。

ERP系统的使命应当是帮助那些已经形成良好岗位规范和流程定义的企业,将资源管理平移到信息化平台上来,将员工从重复性工作中解放出来,帮助员工提高工作效率和精准性,同时管理层可以实时掌握企业资源的使用情况。这并不是说没有准备好的印刷企业就不能使用ERP系统,而是要清楚地意识到ERP软件的使用是有先决条件的,至少在系统正式上线之前应保证基本达到使用条件。约翰并没有意识到的是,对于ERP软件使命的定位错误是很多印刷企业ERP项目实施不成功的主要原因。

价值分析

补上数据化管理这一课

要充分发挥ERP软件的作用,就必须给系统提供正确的数据。约翰一直把“进去的是垃圾,出来的就一定是垃圾!”这句话挂在嘴边。ERP系统的重要价值在于能够为企业管理者提供有价值的分析数据并给出判断,管理者可以根据这些信息确定下一阶段的工作重点,指导企业日常经营。如果印刷企业原来的内部管理体系中,数据使用程度较高而且衡量指标设置合理,就比较容易发挥ERP系统的作用。当员工团队感受到ERP带来的好处,就会更加规范认真地使用它。

令人不安的是,国内的许多印刷企业在日常经营中凭经验靠感觉,没有形成数据化管理体系。例如公司整体毛利偏低是由诸多原因造成的,如果通过数据分析判断出主要原因是营销不善,那么就可以进一步通过产品分析、客户分析等手段确定下一阶段应调整的工作重点。这样的管理模型是印刷企业顺利实施ERP的关键。在欧美发达国家,印刷企业的内部管理体系在ERP软件尚未出现时,就已经形成了系统性的衡量标准,日常管理重点的调整绝大部分都是在数据分析后得出的。事实上,正是由于企业先有了数据化管理模型,才促进了ERP软件的出现和应用。显然,约翰没有认识到在美国印刷企业中已经相当普及的管理模式在中国很多企业中都是缺失的,因此同样的ERP软件在中国本土企业的实施过程中一定会有大量的问题出现。只有把数据化管理这一课补上,约翰的中方合作企业才能完成ERP项目的成功实施。

转型升级

内部体系再造之“战”

当前市场环境下,印刷企业已经开始意识到转型升级是企业发展的必由之路,引入ERP软件系统是提升企业整体管理能力的捷径之一。ERP项目的实施可以迅速将个人才能整合为集体力量,为企业赢得市场先机。但是,很多企业负责人并没有意识到,这不仅仅是使用一套软件系统那么简单,而是企业内部体系再造过程中新旧管理秩序之间的一场“战争”,企业决策层的重视程度和决心是打赢这场战争的关键。新的管理秩序是建立在工作高度计划性的基础上的,包括ERP项目实施工作的本身,都需要有计划地组织协调企业现有资源。能够成功实施ERP项目的企业都表现出内部关系简单、工作任务清楚,学习型组织的特点。而处于变革中的企业,做出某项决策时,统一员工思想是比较困难的,这需要强大的企业文化来支持,不是在短时间内可以完成的。

就ERP软件技术本身来讲,笔者认为国内很多软件开发商的能力是够的,印刷企业不需要自己开发整个系统。更为重要的是将ERP项目实施列为企业当期最重要的工作任务,最好由一把手亲自领导。其间,要动员企业的绝大多数管理岗位,协调保障。人事部门要及时根据ERP项目涉及的岗位职责变化修订相关规定,并与员工绩效考评结合起来;财务部门应根据数据积累情况及时更新参考标准;各部门必须按计划推进并及时反馈调整。“兵贵胜,不贵久!”《孙子兵法》中的这句话用在ERP项目实施工作中同样合适。

ERP项目实施是印刷企业内部管理能力全面提升的重要手段。ERP系统与基于CIP3/4的数字化流程的协同实施,将构成印刷企业内部生产保障系统的核心管理体系。一方面可以有效提升企业管理效率;另一方面可以极大提高客户体验的满意度,成为企业实现差异化竞争的重要支撑,也是打造印刷企业软实力不可或缺的基石之一。

(作者单位:上海耕航企业管理有限公司)

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